Auf die Kassen-Nachschau wurde bereits intensiv hingewiesen und auch durch die Fachpresse, Branchenverbände und Kassenhersteller ausführlich gewarnt. Ganz aktuell ist ein Schreiben des Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht worden mit verschärften gesetzlichen Regelungen zur Durchführung der Kassen-Nachschau.

Die Experten sind sich einig: Mit der Kassen-Nachschau ist eine weitere höchst unangenehme Form der Prüfung hinzugekommen, auf die sich Betriebsinhaber gefasst machen müssen. Bereits seit 14.11.2014 gelten die GoBD des BMF (Bundesministeriums der Finanzen) für die digitale Handhabung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Vorschriften GoBD 11.2014 Abschnitt 10.1 ist die sogenannte Verfahrensdokumentation, mit der Unternehmen genau beschreiben müssen, wie ihre Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Jeder Betrieb benötigt eine gesetzlich vorgeschriebene innerbetriebliche Verfahrensdokumentation und ein internes Kontrollsystem. Geregelt im Punkt 6 und 10 der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) muss die Verfahrensdokumentation vorliegen die alle System- bzw. Änderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO bzw. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB.

Somit muss der Betriebsprüfung zwingend eine aussagekräftige, vollständige und verständliche Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die sämtliche aktuellen und historischen Systeminhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre) nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen der jeweiligen elektronischen Aufzeichnungssysteme entspricht.

Quelle: KW Beratung

Verfahrensdokumentation