Ab dem 1. Januar 2017 müssen Registrierkassen auf den neusten Stand der Technik sein.

Ende dieses Jahres läuft die Frist für die älteren Registrierkassen aus, nun hat die Regierung erneut einen Gesetzentwurf auf den Weg gebracht, der die Kasse betrifft. 2019, so steht es zumindest in dem vorläufigen Papier, soll es in Kraft treten: Die Kassen sollen fälschungssicher werden, die Steuerhinterziehung gestoppt werden, das ist das Ziel der Regierung. Bei vielen Gastronomen geht nun die Angst vor einer erneut hohen Investition um. Wir sprachen mit Betriebs- und EDV-Fachprüfer Joachim Kuhni, der in seinem Buch „Prüfungssichere Kassenunternehmen“ Schritt für Schritt erläutert, wie die Umstellung sicher gelingt. Verständlich klärt er darüber auf, mit welchem Kassensystem der Unternehmer eines bargeldintensiven Betriebes künftig auf der sicheren Seite ist und welche Kasse sowohl seinen betriebswirtschaftlichen Interessen als auch den steuerlichen Anforderungen gerecht wird.

Gastgewerbe-Magazin: Seit Beginn dieses Jahres müssen alle Daten eines Kassensystems zwingend elektronisch aufgezeichnet werden – unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische oder eine offene Ladenkasse handelt und auch unabhängig von der Höhe der Einnahmen. Worum muss sich der Gastronom genau kümmern?
Joachim Kuhni: Nur wer eine elektrische Registrierkasse in seinem Betrieb einsetzt, muss die digitalen Kassendaten aufzeichnen und aufbewahren. Jedoch gilt diese Regelung nicht erst seit diesem Jahr, sie besteht bereits seit 2010 (BMF-Schreiben vom 26.11.2010). Nicht alle derzeit eingesetzten Registrierkassen sind jedoch technisch dazu in der Lage. Gerade die Kassen älteren Typs löschen bauartbedingt automatisch alle Einzeldaten, sobald der Tagessummenbon abgerufen wird. Neu ist, dass ab dem 01.01.2017 nur noch Registrierkassen verwendet werden dürfen, die sämtliche Einzeldaten – Journaldaten – dauerhaft abspeichern können. Das heißt, jeder eingetippte Artikel ist als gesonderter Buchungsvorgang im System zu erfassen. Die Höhe der Einnahmen und die Größe des Betriebs spielen dabei keine Rolle. Wer lieber eine sogenannte offene Ladenkasse ohne Registrierfunktion verwenden möchte, darf dies auch weiterhin tun. Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Ob eine bisher eingesetzte Registrierkasse den verschärften Anforderungen genügt oder ob sie eventuell nachgerüstet werden kann, weiß der Hersteller beziehungsweise der Kassenaufsteller. Kann die vorhandene Kasse die gesetzlichen Auflagen nicht erfüllen, kommt der Gastronom an einer Neuanschaffung nicht vorbei. Eine Weiterverwendung der Altkasse ist unzulässig und wäre äußerst riskant.

Was ist, wenn der Gastronom sich noch nicht um eine Modernisierung gekümmert hat?
Die Verpflichtung zur Modernisierung besteht schon seit 2010. Zwar darf die vorhandene Altkasse noch bis zum Ende der Übergangsfrist 31.12.2016 weiterverwendet werden, der Unternehmer muss aber prüfen, ob eine technische Aufrüstung möglich ist. Wenn ja, ist er verpflichtet, dies unverzüglich zu veranlassen. Tut er das nicht, steht die Ordnungsmäßigkeit seiner Kassenführung auf dem Spiel. Plant der Unternehmer aus betriebswirtschaftlichen Gründen eine Neuanschaffung anstelle einer Nachrüstung sollte er deshalb keinesfalls bis 2017 warten. Ob eine Kasse nachgerüstet werden kann oder nicht, kann über die Internetseite der meisten Hersteller abgerufen werden.

Worauf sollte er bei seinem Kassensystem achten und was den Hersteller genau fragen? Mit welchem Kassensystem ist der Gastronom auf der sicheren Seite?
Ein Kassensystem muss zunächst den betrieblichen Belangen gerecht werden. Das ist das Wichtigste. Niemand kauft eine Registrierkasse nur fürs Finanzamt. Für welche Kasse man sich entscheidet richtet sich nach Art, Größe und den individuellen Bedürfnissen des Betriebs. Ich gehe davon aus, dass alle im Handel angebotenen Neukassen namhafter Hersteller den rechtlichen Anforderungen genügen. Bei Billigkassen ist jedoch Vorsicht geboten. Bei einigen ist noch spezielles Zubehör erforderlich, ohne das wichtige Kassenfunktionen gar nicht abgerufen werden können. So kann aus einem vermeintlichen Schnäppchen ein teurer Spaß werden. Was viele nicht wissen: Auch wenn ein Hersteller verspricht, man sei mit seinen gesetzes-konformen Kassen garantiert auf der sicheren Seite, haftet allein der Unternehmer für die Ordnungsmäßigkeit seiner Kassenführung. Zu jedem Kassensystem gehört eine Software, die den eigenbetrieblichen Verhältnissen angepasst werden kann. Insbesondere für die Hotelbranche werden leistungsfähige und bedienungsfreundliche Programme angeboten. Der geeignete Ansprechpartner ist der Kassenaufsteller. Er berät bei der Auswahl des Kassensystems, übernimmt die Erstprogrammierung gemäß den Vorstellungen des Gastronomen und auf Wunsch auch die künftige Pflege des Programms.

Wie könnten Folgen aussehen einer fehlerhaften Kassenbuchführung?
In einem bargeldintensiven Betrieb ist eine fehlerhafte Kassenführung mit einer fehlerhaften Buchführung gleichzusetzen. Je nach Schwere der festgestellten Mängel steht deshalb die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung auf dem Spiel. Im schlimmsten Fall wird diese verworfen. Das bedeutet, die Buchführung verliert ihre Beweiskraft und die Finanzbehörde ist befugt, das steuerliche Ergebnis zu schätzen. Bei besonders schwerwiegenden Mängeln hat der Unternehmer keinen Anspruch auf eine detaillierte Nachkalkulation seiner Einnahmen. Einer vereinfachten Schätzung werden oft externe Vergleichsdaten zugrunde gelegt. Die Finanzverwaltung stützt sich dabei auf die ständige Rechtsprechung, nach der große Mängel auch grobe Schätzungen rechtfertigen: „Je schwerer der Mangel – desto gröber die Schätzung“. Im Einzelfall kann dies zu ungerechten Ergebnissen führen, die sogar existenzbedrohend sein können.

Wie gelingt eine Umstellung – Schritt für Schritt?
Wir befinden uns derzeit in einer Übergangsphase. Noch ist genügend Zeit, sich bis zum Jahresende mit einem neuen System vertraut zu machen. Ab 01.01.2017 muss das neue beziehungsweise aufgerüstete alte System einsatzfähig und das Personal geschult sein. Es ist dringend davon abzuraten, das alte System über diesem Zeitpunkt hinaus weiterzuverwenden. Auch der zusätzliche Einsatz – parallel zum Neusystem – ist nicht zulässig. Eine weitere Übergangsfrist wird es nicht geben. Der frühzeitige Kontakt zum Kassenaufsteller gewährleistet neben der Auswahl des passenden Systems auch die rechtzeitige Inbetriebnahme. Es ist zu bedenken, dass keine Kasse im Auslieferungszustand eingesetzt werden kann. Sie muss immer noch den eigenbetrieblichen Verhältnissen angepasst werden (Artikel-, Preis-,Bedienerverwaltung usw.). Diverse Testläufe, sowie das Bonieren von Trainingsumsätzen würde ich unbedingt empfehlen.

Die Regierung hat erneut einen Gesetzentwurf auf den Weg gebracht, der die Kasse betrifft. 2019, so steht es zumindest in dem vorläufigen Papier, soll es in Kraft treten: Die Kassen sollen fälschungssicher werden, die Steuerhinterziehung gestoppt werden, das ist das Ziel der Regierung. Was bedeutet dies genau für Gastronomen?
Nach dem Willen der Bundesregierung soll noch in diesem Jahr das neue Gesetz zur Verhinderung von digitalen Kassenmanipulationen verabschiedet werden. Der Entwurf sieht drei wesentliche Verschärfungen gegenüber der bisherigen Rechtslage vor:

1. Ab 2019 ist eine sogenannte Kassennachschau vorgesehen. Diese kann auch unabhängig von einer Außenprüfung stattfinden und wird nicht vorher angekündigt. Finanzbeamte erscheinen im Betrieb und prüfen, ob die verwendete Kasse ordnungsgemäß eingesetzt wird, das heißt die Einnahmen und Ausgaben richtig erfasst und die erforderlichen Aufzeichnungen geführt werden. Dabei sollen nicht nur elektronische Registrierkassensysteme, sondern auch offene Ladenkassen ins Visier genommen werden.
2. Alle elektronischen Kassen müssen ab 2019 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die das „unsichtbare“ nachträgliche Verändern von digitalen Aufzeichnungen verhindern soll. Das Bundesministerium für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) ist für die Zertifizierung dieser Schutzmaßnahmen zuständig.
3. Wer ein nicht zertifiziertes System verwendet oder die Sicherheitseinrichtungen umgeht, muss künftig mit einem empfindlichen Bußgeld bis zu 25.000 € rechnen. Das gleiche gilt für Vertreiber von manipulierbaren Kassensystemen oder Manipulationssoftware.

Unternehmer, die den Erwerb einer neuen Registrierkasse ins Auge fassen, sollten sich deshalb schon heute darüber informieren, ob die Kasse bereits über ein solches Sicherheitssystem verfügt oder zumindest für eine spätere Nachrüstung technisch ausgelegt ist. Fest steht, dass es auch nach 2018 weder eine Registrierkassen- noch eine Belegausgabepflicht geben wird.

Das Gespräch führte Isabell Karch

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