Verfahrensdokumentation

Auf die Kassen-Nachschau wurde bereits intensiv hingewiesen und auch durch die Fachpresse, Branchenverbände und Kassenhersteller ausführlich gewarnt. Ganz aktuell ist ein Schreiben des Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht worden mit verschärften gesetzlichen Regelungen zur Durchführung der Kassen-Nachschau.

Die Experten sind sich einig: Mit der Kassen-Nachschau ist eine weitere höchst unangenehme Form der Prüfung hinzugekommen, auf die sich Betriebsinhaber gefasst machen müssen. Bereits seit 14.11.2014 gelten die GoBD des BMF (Bundesministeriums der Finanzen) für die digitale Handhabung und Archivierung von geschäftlichen Unterlagen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Vorschriften GoBD 11.2014 Abschnitt 10.1 ist die sogenannte Verfahrensdokumentation, mit der Unternehmen genau beschreiben müssen, wie ihre Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Jeder Betrieb benötigt eine gesetzlich vorgeschriebene innerbetriebliche Verfahrensdokumentation und ein internes Kontrollsystem. Geregelt im Punkt 6 und 10 der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) muss die Verfahrensdokumentation vorliegen die alle System- bzw. Änderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Die Verfahrensdokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO bzw. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB.

Somit muss der Betriebsprüfung zwingend eine aussagekräftige, vollständige und verständliche Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die sämtliche aktuellen und historischen Systeminhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre) nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen der jeweiligen elektronischen Aufzeichnungssysteme entspricht.

Quelle: KW Beratung

Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Am 28. Dezember 2016 wurde das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und trat am Folgetag in Kraft. Nun fordert die sog. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), dass seit dem 1. Januar 2020 jedes Kassensystem folgende Vorgaben erfüllen muss:

TSE-Pflicht

Ausstattung mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bzw. Anschaffung neuer Kasse, wenn eine Aufrüstung mit der TSE bauartbedingt nicht möglich ist

Datensicherung/Archivierung
Die digitalen Aufzeichnungen sind zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen verfügbar zu halten

Meldepflicht
Anmeldung und Abmeldung der Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt “mit amtlich vorgeschriebenem Vordruck”

Einzelaufzeichnung
Korrekte und vollständige Erfassung aller gesetzlich aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle am Kassensystem

Belegausgabepflicht
Erstellung korrekter Belege und Überlassung an den Käufer/Kunden, sofern keine Befreiung von der Belegpflicht erteilt wurde

Seit dem 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Mit PC-BÜRO Kassenlösungen können Sie auf verschiedene Hardware-Systeme zurückgreifen.

Was ist eine TSE?
Eine TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung zur Signierung von Belegen und Speicherung digitaler Aufzeichnungen nach Vorgabe des Gesetzgebers. Mögliche Speichermedien sind z. B. microSD-Karten, USB-Sticks oder Cloud-Lösungen.

Welche Funktionen hat eine TSE?
Eine TSE hat die folgenden wesentlichen Funktionen:

Beliebige Daten können mit einer Nummerierung, einer Zeitinformation und einer elektronischen Signatur versehen, in der TSE gespeichert und auf Anforderung zusammengefasst in einer Datei exportiert werden.
Sicherheitsmodul: Es führt die wesentlichen Sicherheitsfunktionen aus (Erzeugen der Signaturen, Führen der Transaktionszähler usw.).
Speichermedium: Dient zur Speicherung der innerhalb der TSE abgelegten Daten.
Digitale Schnittstelle: Hiermit ist die standardisierte Schnittstelle für die zu prüfenden Daten gemeint.

Vorteile der Hardware-TSE gegenüber einer Cloud-TSE
Zertifizierung: Die Hardware-TSE ist bereits zertifiziert verfügbar im Gegensatz zu den bislang nicht zertifizierten Cloud-TSE (Stand 30.07.20)
Praxiserprobt: Die Hardware-TSE ist heute schon ausgereift, da sie seit Ende 2019 im Praxiseinsatz ist.
Verfügbarkeit: Die Hardware-TSE-Lösung ist über unsere Handelspartner schnell verfügbar.
Zuverlässigkeit: Keine Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung. Die Hardware-TSE-Lösung kann sogar dauerhaft komplett offline eingesetzt werden.
Erhöhte Datensicherheit: Die TSE-Daten stehen sowohl lokal auf der Hardware-TSE als auch als Sicherheits-Kopie in der Cloud zur Verfügung.

PC-BÜRO TSE als europäische Lösung

efsta ist der führende Fiskalsoftwarehersteller für Unternehmen jeder Größe. Die efsta Fiskallösung bestehend auf der Fiskal-Middleware “Elektronische Fiskalregister (EFR) sowie der efsta Cloud, ist länderübergreifend einsetzbar zur Erfüllung nationaler und internationaler Vorschriften zur Fiskalisierung.

Die wesentlichen Sicherheitselemente:

  • hochsichere end-to-end Verschlüsselung der übermittelten Daten
  • Übertragung der Daten an die efsta-Cloud- unmittelbar nach der Belegerstellung
  • jeder Beleg wird mit einer weltweit eindeutigen Fiskalnummer signiert

 

Folgende Hersteller (TSE) sind angebunden:

ATP, A-Trust, Cryptovision, Deutsche Fiskal, Diebold Nixdorf, Epson, Fiskaly, Retail Innovation, Swissbit, SignClient  (Stand 06/2020)

 

Verfahrensdokumentation

Spätestens seit Einführung der Kassen-Nachschau Anfang 2018 müssen auch kleine Unternehmen jederzeit eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vorlegen können, wollen sie keine Hinzuschätzungen riskieren.

Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Die Softwarelösung PC-BÜRO unterstützt Unternehmen dabei, ihr internes Kontrollsystem zu dokumentieren.